Umstellung auf SEPA Zahlungssystem – was ist zu beachten?

von aktualisiert am: 27.11.2016

SEPA UmstellungMit Stichtag 01.02.2014 wird in Europa mit SEPA (Single Euro Payments Area) ein neues einheitliches Zahlungssystem eingeführt. Am System werden alle 26 EU Länder sowie Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und die Schweiz teilnehmen.

Aktuell Info:
Vorbehaltlich der Zustimmung vom Europäischen Parlament ist ein Verlängerung der SEPA-Umstellungsfrist bis zum 01.08.2014 beschlossen. Viele Unternehmen sind mit der Umstellung sehr spät dran, sodass die EU-Kommission sich zu dieser Fristverlängerung entschlossen hat.

Für Privatpersonen gibt es eine Übergangsfrist bis 01.02.2016. Solange müssen Banken noch alte Kontonummer und BLZ akzeptieren.

Änderungen – Vorteile und Nachteile im SEPA

Die nationalen Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften wird es nicht mehr geben. SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift sind dann Standard. Damit gibt es keine Unterschiede im Ablauf zwischen den Ländern. Eine Überweisung auf das niederländische MoneYou Konto bei der ABN Amro erfolgt auf dem gleichen Weg und in gleicher Geschwindigkeit wie ein Transfer von der Sparkasse zu einer Volksbank. Auch Lastschriften zum Beispiel für einen Sparvertrag sind länderübergreifend einheitlich.

Vorteile:

  • Vereinheitlichung und damit Vereinfachung im EU – Zahlungsverkehr
  • Firmen mit Auslandsgeschäft benötigen nicht zwingend mehrere Konten
  • Europaweite Gutschriften innerhalb eines Tages
  • 8 Wochen Erstattungsanspruch bei Lastschriften – Stichwort Rücklastschriften
  • verbesserte Sicherheitsfeatures (SEPA-Kartenzahlung)

Nachteile:

  • Verwendung lange IBAN Nummer
  • Kürzung des Buchungstextes auf 140 Zeichen
  • großer Umstellungsaufwand für Firmen und Vereine

IBAN – Aufbau und Merkhilfen

IBAN
Für den Endverbraucher die wichtigste Umstellung. Die 10-stellige Kontonummer und die 8-stellige deutsche Bankleitzahl müssen entfallen. In anderen Ländern sind die Bankkennungen nicht 8-stellig und Kontonummern auch sehr unterschiedlich lang, so dass die Eindeutigkeit im Zahlungsverkehr nicht gewährleistet war.

Die neue IBAN (International Bank Account Number) beinhaltet Ländercode, Bank und Konto und besteht in Deutschland aus 22 Stellen, kann aber international bis 34 Stellen lang sein. Bis auf die Prüfziffer an Stelle 3-4 nach dem Ländercode sind alte BLZ und Kontonummer enthalten. Beispiel für die Ostsächsische Sparkasse Dresden.

Alt:
BLZ: 850 503 00
Konto: 4000 428549

Neu:
IBAN: DE25 8505 0300 4000 4285 49

Sie müssen sich nur die neue Prüfziffer merken und können so die neue IBAN Nummer gedanklich schnell zusammenbauen. Die Trennung erfolgt immer in Vierergruppen.

DE Prüfziffer BLZ Kontonummer

Wir erläutern Schritt für Schritt, wie sich die neue Prüfziffer errechnen lässt.

Tipp für Privatpersonen:

Haben Sie Briefköpfe und dergleichen, tauschen Sie schon jetzt die alte Bankverbindung gegen IBAN und BIC. Die Nummern werden ihnen im Account ihrer Bank angezeigt.

BIC – Aufbau und Merkhilfen

BIC (Business Identifier Code) wird von der SWIFT Organisation für jede Bankstelle vergeben. Damit kann jede am SEPA teilnehmende Bank eindeutig adressiert werden. Es handelt sich um eine internationale Bankleitzahl. Intern verwenden die Banken den SWIFT Code schon seit mehreren Jahren.

Beispiel:

BIC: OSDDDE81XXX

4-stelliger Bankcode für Ostsächsische Sparkasse
2-stelliger Ländercode DE
2-stellige Codierung des Ortes 81
3-stellige Kennzeichnung der Filiale XXX (nicht genutzt)

Hier gibt es keine Möglichkeit der Berechnung oder Herleitung aus der alten Bankverbindung. Die neue BIC für ihre Bank werden Sie sich merken müssen.

Auf die BIC verzichten?

Ihnen ist sicher auch aufgefallen, dass die IBAN alle Daten enthält und die zwingende Angabe von IBAN und BIC die Vorgänge etwas verkompliziert. Aus diesem Grund kann ab 1. Februar 2014 die Angabe der BIC beim nationalen Zahlungsverkehr entfallen.

Ab 1. Februar 2016 können auch länderübergreifende Zahlungen innerhalb der SEPA nur mit der IBAN beauftragt werden.

Sichere Kartenzahlungen

SEPA für Kartenzahlungen ist eine einheitliche Sicherheitstechnologie und verbessert den Schutz vor Kartenmissbrauch für Händler und Kunden bei EU-Kartenzahlungen.
Viele deutsche Girocards entsprechen schon diesem Standard, so dass keine neuen Karten bezogen werden müssen. Im Einzelfall erhalten Sie die Informationen von ihrer Bank.

Schon bestehende Lastschriften erneuern?

SEPA Lastschriften
Für Lastschriften benötigt der Zahlungsempfänger zukünftig ein SEPA-Lastschriftmandat. Dieses entspricht der frühere Einzugsermächtigung ist aber sicherer und umfassender.

Im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren gilt die alte Einzugsermächtigung. Diese Abbuchungen von ihrem Konto werden nach wie vor und ohne neues Mandat ausgeführt. Die Firma, die Geld von Ihrem Konto einzieht muss Sie vorab informieren.

Nur für SEPA-Firmen-Lastschriften wird nach der Umstellung am 01.02.2014 ein neues Mandat benötigt.

Die Vorteile des neuen Verfahrens liegen im Sicherheits- und Kontrollbereich. Jeder Zahlungsempfänger erhält als Mandant eine einheitliche Nummer, die Gläubiger-Identifikationsnummer.

Großer Aufwand für Firmen bei der SEPA Umstellung

Wie im Artikel zu lesen ist die Umstellung im Privatbereich kein Problem und jeder wird in einigen Jahren problemlos mit IBAN und BIC hantieren. Die Euro Umstellung war sicher eine größerer Hürde.

Der logistische Aufwand für Firmen, die ihren Zahlungsverkehr elektronisch abwickeln ist jedoch sehr hoch. Es gibt neue Datenformate. Alte Datenbestände müssen konvertiert werden. Vor allem die Software der Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung muß erweitert und auf SEPA-Fähigkeit geprüft werden.

Einige wichtige Punkte für Firmen:

  • Gläubiger-ID beantragen
  • Unterscheidung SEPA-Firmen-Lastschrift, SEPA-Basis-Lastschrift
  • Information an Kunden vor ersten SEPA-Lastschrifteneinzug (14 Tagesfrist)
  • Mandate für SEPA-Firmenlastschriften anlegen
  • Kontonummern und BLZ in IBAN konvertieren
  • Kürzung bestehender Buchungstexte von 378 auf 140 Zeichen
  • neue Purpose-Codes bei Überweisungen vorsehen z.B. für Gehalt

Der IT-Abteilung jeder Firma steht eine Menge Arbeit bevor. Es sollte schnellstmöglich mit den Vorbereitungen der Umstellung begonnen werden. Die Anbieter von Datenbanken und Softwaremodulen die in der Firma eingesetzt werden, müssen zwingend in den Prozess der Umstellung eingebunden werden.

   

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